Seorang klien datang kepada kami dengan permintaan untuk memperpanjang KITAS kerjanya, yang awalnya diproses setahun lalu melalui agen lain. Dia mempercayakan kami dengan pengelolaan laporan perusahaannya, mengharapkan proses perpanjangan berjalan lancar dan tanpa hambatan. Namun, kenyataannya jauh lebih kompleks dan penuh dengan tantangan yang tak terduga.
Persiapan untuk Perpanjangan: Langkah demi Langkah
Pertama, kami meminta semua informasi KITAS yang diperlukan, dokumen perusahaan, dan akses ke sistem elektronik dari klien. Beberapa persyaratan wajib harus dipenuhi untuk perpanjangan: karyawan asing harus memiliki NPWP pribadi, SKTT, pendaftaran BPJS Kesehatan, dan pengajuan laporan pajak tahunan pribadinya.
Di sisi perusahaan, juga ada banyak persyaratan. Pada saat perpanjangan, kami harus mengkonfirmasi keberadaan karyawan lokal, menyajikan laporan pekerjaan yang diperbarui, mengajukan laporan tahunan, dan memastikan semua karyawan terdaftar di BPJS Ketenagakerjaan.
Memahami waktu dan persiapan yang teliti yang diperlukan, kami memulai proses ini jauh-jauh hari untuk menghindari masalah potensial. Persiapan termasuk mengumpulkan dan memproses data pribadi karyawan asing, NPWP, SKTT, dan mengajukan laporan tahunan pribadinya. Semuanya tampak terkelola hingga kami menghadapi hambatan yang tidak terduga.
Kesulitan yang Tak Terduga
Awalnya, semuanya berjalan sesuai rencana; kami menerima dokumen karyawan lokal dari klien. Namun, kesulitan muncul ketika tiba saatnya memperbarui laporan pekerjaan dan mendapatkan akses ke sistem elektronik.
Untuk perpanjangan KITAS, kami memerlukan akses ke beberapa sistem kunci:
- OSS (Online Single Submission)
- Visa Online
- Djp online (Direktorat Jenderal Pajak online)
- BPJS Ketenagakerjaan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
- TKA (Tenaga Kerja Asing, sistem untuk mengeluarkan RPTKA – izin kerja untuk pekerja asing)
- Wajib Lapor Ketenagakerjaan (sistem untuk mengajukan dan memperbarui laporan pekerjaan perusahaan)
Kami tidak mengalami masalah dalam mengakses tiga sistem pertama. Untuk BPJS Ketenagakerjaan, kami membuat akun perusahaan selama pendaftaran karyawan asing dan karyawan lokal. Namun, agen sebelumnya dengan tegas menolak untuk mentransfer akses ke sistem TKA dan Wajib Lapor. Menanggapi permintaan kami, dia hanya menyarankan untuk “mengirim email ke Kementerian Tenaga Kerja.”
Menyadari bahwa kerjasama dengan agen ini tidak mungkin dan bahwa dia secara ilegal menahan data perusahaan, kami memutuskan untuk bertindak langsung melalui Kementerian Tenaga Kerja.
Berjuang untuk Akses dan Penemuan yang Tak Terduga
Kami berhasil memulihkan akses ke TKA, memungkinkan kami untuk mengajukan perpanjangan izin kerja. Namun, dengan Wajib Lapor, kami menghadapi masalah serius. Bahkan setelah memulihkan akses, masuk ke akun perusahaan dan memperbarui informasi sangat sulit. Tampaknya seseorang terus-menerus mengubah kata sandi, menghambat pekerjaan kami.
Tanpa laporan pekerjaan yang diperbarui, memperpanjang KITAS kerja tidak mungkin. Agen menolak untuk memberikan akses, memperbarui laporan, atau mendelegasikan tugas ini kepada kami. Mengapa? Ketika kami akhirnya berhasil masuk ke sistem Wajib Lapor, kami menemukan alasannya.
Penemuan Mengejutkan dalam Akun Perusahaan
Dalam sistem, kami menemukan dua masalah utama:
- Keterkaitan BPJS Ketenagakerjaan yang Salah: Akun perusahaan terkait dengan BPJS Ketenagakerjaan dari perusahaan yang sama sekali berbeda. Ini berarti pendaftaran karyawan dan pembayaran asuransi tidak benar.
- Lebih dari 100 Karyawan Terdaftar: Sistem menunjukkan lebih dari 100 karyawan, jauh melebihi jumlah sebenarnya. Ini menimbulkan risiko denda besar untuk karyawan yang tidak terdaftar di BPJS dan kontribusi asuransi yang tidak dibayar, belum lagi potensi sanksi pajak.
Klien kami tidak mengetahui semua ini. Agen kemungkinan besar menahan akses karena masalah tersembunyi ini. Situasi ini membutuhkan penyelesaian segera.
Rencana Baru dan Penyelesaian yang Sukses
Kami memutuskan untuk membuat akun baru untuk perusahaan klien. Menggunakan data karyawan saat ini, kami berhasil mendaftarkan akun baru, mengajukan laporan pekerjaan, dan mengajukan perpanjangan KITAS.
Nasib akun lama tetap tidak pasti, tetapi yang terpenting adalah klien menerima perpanjangan KITAS-nya, dan kami berhasil mengungkap dan menyelesaikan masalah dokumentasi yang signifikan untuk perusahaan.
Kisah ini adalah contoh nyata betapa pentingnya memilih mitra yang terpercaya dan handal. Agen yang tidak jujur tidak hanya dapat menunda proses dan menyembunyikan data penting, tetapi juga membahayakan stabilitas finansial dan reputasi perusahaan.
Bekerja dengan perusahaan profesional dan andal dapat menghindarkan Anda dari masalah yang tidak perlu dan memastikan pelaksanaan semua prosedur secara tepat waktu dan akurat. Kami selalu berusaha untuk transparansi dan profesionalisme dalam pekerjaan kami, memastikan klien kami dapat mempercayai keamanan dan keakuratan semua dokumen mereka.
Dengan memilih kami, Anda memilih ketenangan pikiran dan keyakinan bahwa semua proses hukum dan administratif akan dilakukan dengan standar tertinggi.