Клиент обратился к нам с просьбой продлить его рабочий КИТАС, первоначально оформленный год назад через другого агента. Он доверил нам управление отчетностью своей компании, ожидая, что процесс продления пройдет гладко и без проблем. Однако реальность оказалась гораздо более сложной и насыщенной неожиданными вызовами.
Подготовка к продлению: шаг за шагом
Сначала мы запросили у клиента всю необходимую информацию по КИТАСу, документы компании и доступ к электронным системам. Для продления нужно было выполнить несколько обязательных требований: иностранный сотрудник должен был иметь личный NPWP, SKTT, регистрацию в BPJS Health и сдать личный годовой налоговый отчет.
Со стороны компании также было множество требований. На момент продления нужно было подтвердить наличие местных сотрудников, представить обновленный отчет о занятости, сдать годовой отчет и убедиться, что все сотрудники зарегистрированы в BPJS Employment.
Понимая, что этот процесс требует времени и тщательной подготовки, мы начали работу заранее, чтобы избежать возможных проблем. Подготовка включала сбор и обработку личных данных иностранного сотрудника, NPWP, SKTT и сдачу его личного годового отчета. Всё казалось управляемым, пока мы не столкнулись с непредвиденными трудностями.
Неожиданные трудности
Изначально всё шло по плану; мы получили документы на местных сотрудников от клиента. Однако трудности возникли, когда дело дошло до обновления отчета о занятости и получения доступа к электронным системам.
Для продления КИТАСа нам нужно было получить доступ к нескольким ключевым системам:
- OSS (Online Single Submission)
- Visa Online
- Djp online (Direktorat Jenderal Pajak online)
- BPJS Employment (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
- TKA (Tenaga Kerja Asing, система выдачи RPTKA — разрешения на работу для иностранных работников)
- Wajib Lapor Ketenagakerjaan (система подачи и обновления отчета о занятости компании)
У нас не было проблем с доступом к первым трем системам. Для BPJS Employment мы создали учетную запись компании при регистрации иностранного сотрудника и местных работников. Однако предыдущий агент категорически отказался передавать доступ к системам TKA и Wajib Lapor. В ответ на наши просьбы он просто советовал «отправить электронное письмо в Министерство труда».
Понимая, что сотрудничество с этим агентом невозможно и что он незаконно удерживает данные компании, мы решили действовать напрямую через Министерство труда.
Борьба за доступ и неожиданные открытия
Мы смогли восстановить доступ к TKA, что позволило нам подать заявление на продление разрешения на работу. Но с системой Wajib Lapor возникли серьезные проблемы. Даже после восстановления доступа вход в учетную запись компании и обновление информации было затруднительным. Казалось, что кто-то постоянно менял пароль, мешая нам выполнять работу.
Без обновленного отчета о занятости продлить рабочий КИТАС было невозможно. Агент отказался предоставить доступ, обновить отчет или передать эту задачу нам. Почему? Когда нам наконец удалось войти в систему Wajib Lapor, мы поняли причину.
Шокирующие открытия в учетной записи компании
В системе мы обнаружили две серьезные проблемы:
- Неправильная привязка BPJS Employment: Учетная запись компании была привязана к BPJS Employment совершенно другой компании. Это означало, что регистрация сотрудников и оплата страховых взносов велись некорректно.
- Более 100 сотрудников в списке: В системе значилось более 100 сотрудников, что значительно превышало фактическое количество. Это угрожало компании крупными штрафами за нерегистрацию сотрудников в BPJS и неуплату страховых взносов, не говоря уже о возможных налоговых санкциях.
Наш клиент не знал об этом. Вероятно, агент удерживал доступ из-за этих скрытых проблем. Ситуация требовала немедленного решения.
Новый план и успешное завершение
Мы решили создать новую учетную запись для компании клиента. Используя данные текущих сотрудников, нам удалось зарегистрировать новую учетную запись, сдать отчет о занятости и подать документы на продление КИТАСа.
Судьба старой учетной записи остается неясной, но главное, что клиент получил свое продление КИТАСа, и мы смогли выявить и устранить серьезные проблемы в документации компании.
Эта история яркий пример того, как важно выбирать надежных и проверенных партнеров. Недобросовестные агенты могут не только задерживать процесс и скрывать важные данные, но и ставить под угрозу финансовую стабильность и репутацию компании.
Работа с профессиональной и надежной компанией может избавить вас от ненужных проблем и обеспечить своевременное и точное выполнение всех процедур. Мы всегда стремимся к прозрачности и профессионализму в нашей работе, чтобы наши клиенты могли быть уверены в безопасности и правильности всех своих документов.
Выбирая нас, вы выбираете спокойствие и уверенность в том, что все юридические и административные процессы будут выполнены на высшем уровне.